Já definimos os conceitos de GED e ECM aqui nesse blog. Agora está a hora de compará-los e falar das diferenças. Vamos lá!
GED ou ECM?
Existe hoje algumas teorias para diferenciar esses dois termos :
- ECM é a evolução do GED.
- GED é direcionado apenas à gestão de documentos, enquanto ECM engloba ferramentas de workflow e/ou BPM.
- ECM é o GED que utiliza o Web.
- GED é voltado à gestão de documentos de departamentos, enquanto ECM trata todas as informações da empresa.
Na tecnologia a evolução é natural, é só olhar as nossas telas pretas pequenas e grandes e os aplicativos embarcados dentro. De uma semana para outra já aprece uma novidade. Com o GED – Gestão Eletrônica de Documentos, ocorreu o mesmo. Nasceu nos anos 90, com a promessa do “paperless”. Hoje, o GED de 1990 é de graça e pode ser baixado e instalado em menos de 5 minutos. O GED globalizado de 2005 chama-se ECM – Enterprise Content Management e vai além do box ou simples guarda de documentos.
O ECM cuida do Content = Conhecimento. Estamos na era da informação, onde o conhecimento é a maior riqueza que as empresas têm. E o ECM está justamente focado em gerenciar esta riqueza.
Mas o que transformou o GED de banca de jornal no poderoso ECM?
Vejam 5 razões que podem explicar isso:
1. Arquitetura – O GED vinha direitamente com scanners com pouca ou até nenhuma parametrização. O ECM é extremamente modular, aberto e com interface web.
2. Tipos de Dados – o GED era feito para documentos, portanto suportava TIFF ou algum outro formato para imagens binárias sem compressão. O ECM suporta todo tipo de conteúdo, imagens, vídeos, documentos, powerpoints, planilhas, bancos de dados,mp3, CAD…
3. Aplicações – o GED suportava a aplicação básica de biblioteca: controle de versão, check-in, check-out, publicação, impressão, visualização. O ECM, por ser multimedia, tem WCM – Web Content Management, tem Workflow, tem ERM – Enterprise Records Management, tem BPM.
4. Ecosistema – como já foi dito, o GED era isolado. O ECM é integrado. Ele pode gerenciar todos os documentos associados a transações de ERP. Gerenciar e ser o repositório de todos os relatórios gerados pelo ERP e aplicações legadas. Conversor de formatos e indexador inteligente para aplicações multimedia.
5. Infra-estrutura – o GED surgiu num mundo onde storage e processamento eram recursos caros. O ECM existe num mundo onde storage e processamento são recursos muito mais abundantes e acessíveis. Eles deixaram de ser o limitador para o crescimento da quantidade de conteúdo gerenciado, e passaram a ser os grande habilitadores, que permitem a construção de verdadeiros armazens para a guarda e troca do conhecimento. O ECM está num mundo tecnológico sem gargalos, onde o conhecimento vale infinitas vezes mais que a infra-estrutura que o contém.
Apesar varias diferenças conceituais, não existe uma regulamentação que defina o limite do que é GED ou ECM. Sendo assim, é comum que projetos que necessitam inicialmente um GED acabem atendendo necessidades relacionadas a ECM, ou o contrario.
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