GESTÃO DOCUMENTAL : QUE BICHO É ESTE?

Aconteceu comigo uma situação interessante, sendo profissional da área da informação e documentos, o conceito de Gestão Documental para mim sempre esteve bastante explícito; acabando por acreditar que todos saberiam do que se trata (deformação profissional) para minha grande surpresa em muitos contatos no Linkedin fui questionada sobre o que seria isto. Sempre achei que o título era autoexplicativo (Gestão Documental = gestão de documentos), contudo me dei conta de que hoje em dia temos inúmeras disciplinas e profissões com denominações que não dizem ou fazem menção ao objeto de trabalho, haja vista a Engenharia Social e a Gamificação! O tempo em que Medicina, Engenharia e Direito eram as únicas opções já vai longe!

Diante de tudo isto resolvi elaborar este texto com explicações básicas sobre os conceitos ligados a Gestão Documental, vamos lá!

Gestão Documental é:

“O planejamento, o controle, a direção, a organização, a capacitação, a promoção e outras atividades gerenciais relacionadas com a criação de documentos, sua manutenção, uso e eliminação, incluindo o manejo de correspondência, formulários, diretrizes, informes, documentos informáticos, microformas, recuperação de informação, fichários, correios, documentos vitais, equipamentos e materiais, máquinas reprográficas, técnicas de automação e elaboração de dados, preservação e centros de arquivamento intermediários ou outras instalações para armazenagem.”

Portanto a Gestão Documental ou de Documentos, é a disciplina ou atividade de controle de documentos desde sua geração até sua destinação final. Em uma empresa que conte com uma área que se ocupe com esta atividade, se bem estruturada, teria mapeado todo seu processo documental desde o momento que um documento é elaborado formalmente até o momento de sua destinação final, isto é, descarte ou guarda permanente.

Esta gestão abrange todos os tipos de documentos tanto físicos quanto digitais e eletrônicos, quer sejam produzidos em papel, quer sejam digitalizados, quer sejam produzidos originalmente em meio eletrônico.

Lembrando que para ser considerado documento arquivístico este tem que ter sido produzido (elaborado ou recebido) em um processo de trabalho na empresa ou instituição.

Muito se confunde a Gestão Documental com uma de suas facetas que é a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), uma está contida na outra, isto é, a Gestão Documental contém a Gestão Eletrônica de Documentos.
Com as necessidades de mercado e da vida atual precisamos simplificar as coisas e não ficar criando regras e mais conceitos que confundem nossa percepção, podemos sim dizer que a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), ou como muitos preferem ECM (Enterprise Content Management) é a Gestão Documental, já que é a forma mais largamente conhecida. (Meus colegas profissionais da área, não briguem demais comigo, este texto serve para dar uma breve noção aos leigos sobre o assunto, não quer fechar questão!)

Nas empresas a aplicação e uso da Gestão Documental é sem fim, podendo ser desde sua aplicação conceitual na padronização de todo o processo até no apoio a Gestão de Mudança Organizacional, passando pela área de Gestão de Projetos (com todos os seus planos, lições aprendidas e documentação de projeto), RH, entre outros. Mas temos sempre que ter em mente que aplicar recursos (pessoal, tempo, dinheiro) em uma atividade deve forçosamente trazer retorno (ROI), este pode ser de apoio na tomada de decisão, de embasamento para novos projetos, de histórico de estratégias adotadas e suas consequências até de repositório da memória institucional.

O mais importante é termos em mente que a Gestão Documental serve para a empresa e não ao contrário, é fundamental que exista, porém não tem razão de ser separada das instituições na qual foi gerada, mesmo que servindo como história.

Para um técnico é difícil falar sobre conceitos técnicos de maneira informal e descontraída, mas acredito sempre que a descontração é a melhor forma de expor ideias, espero ter contribuído.

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A Sesin Brasil junto com seus parceiros oferece uma gestão documental completa para pequenas, médias e grandes empresas através das suas soluções de GED/ECM. Você gostaria de saber mais a respeito ? Acesse este link, cadastre-se e iremos lhe apresentar a Sesin Brasil e a solução ao vivo.

Suzana Reis
Gerente de Projetos
Gestão Documental
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Fonte do conceito:
DICTIONARY of archival terminologya english and french; with equivalents in dutch, german, italian, russiaan and spanish = Dictionnaire de terminologie archivistique, comp. by Frank B. Evans, François J. Himly and Peter Walne. München ; New York; London; Paris: Janv., 1984. 226 p. (ICA Handbooks series; v. 3)