Documento Perdido
O que fazer quando se acumulam tantos documentos que o espaço não é mais suficiente? Quando perdemos prazos? Quando não localizamos aquela fatura paga? Quando somos multados pela falta de comprovação de quitação de débito? Quando a roda é inventada diariamente, já que não temos histórico das decisões e ações da empresa?
A resposta é realizar a organização! Mas e se não temos espaço nem pessoal para isso?
A guarda externa de documentos pode ser a saída 🙂
Gestão Documental
Como já vimos no ultimo Post, a gestão de documentos é um processo essencial ao bom desempenho de uma empresa e um reflexo de sua organização interna. A existência de grandes volumes de informação potencia a perda de documentos, aumenta a dificuldade em acessar rapidamente à informação e à sua localização física e dificulta o controle dos fluxos de informação.
Considerando o Dicionário de Terminologia Arquivística do Conselho Nacional de Arquivos – Conarq, gestão documental é o “conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação e avaliação dos documentos.”
Gestão Documental : QUE BICHO É ESTE?
Aconteceu comigo uma situação interessante, sendo profissional da área da informação e documentos, o conceito de Gestão Documental para mim sempre esteve bastante explícito; acabando por acreditar que todos saberiam do que se trata (deformação profissional) para minha grande surpresa em muitos contatos no Linkedin fui questionada sobre o que seria isto. Sempre achei que o título era autoexplicativo (Gestão Documental = gestão de documentos), contudo me dei conta de que hoje em dia temos inúmeras disciplinas e profissões com denominações que não dizem ou fazem menção ao objeto de trabalho, haja vista a Engenharia Social e a Gamificação! O tempo em que Medicina, Engenharia e Direito eram as únicas opções já vai longe!
OCR
Imagine que você quer digitalizar um artigo de revista ou um contrato impresso. Você pode passar horas digitando tudo de novo e corrigindo os erros – ou você pode usar o Software OCR. O que é OCR? OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres) é uma tecnologia que permite converter diferentes tipos de documentos, arquivos PDF ou imagens capturadas por uma câmera digital em dados editáveis e pesquisáveis. Nós gostaríamos de levá-lo aos bastidores do desenvolvimento e compartilhar algumas informações sobre esta tecnologia.
A precisão dos resultados de OCR é normalmente medida em um nível de caracteres.
Por exemplo, 99% de precisão significa que 1 caractere de 100 (ou 10 em cada 1000) é reconhecido como “incerto”; 99,9% de precisão significa que 1 caractere de 1000 é reconhecido como “incerto”. Um “incerto” pode ser reconhecido como um caractere correto ou não, de modo que o julgamento final poderá ser feito apenas pelo usuário.
Semana retrasada fiz um post sobre o que é o GED (para quem não leu, aqui está). Agora se trata de ECM. Vamos lá!
ECM
Primeiro é preciso entender que o ECM é uma sigla (Enterprise Content Management) que foi criada em 2000 pela AIIM (Association for Information and Image Management), uma organização americana. Para nós da Sesin Brasil o ECM pode se definir como um conjunto de estratégias, métodos e ferramentas para capturar, armazenar, gerir, preservar e disponibilizar conteúdo corporativo ou INFORMAÇÃO, palavra muito usada hoje.
Muitas organizações estão optando por criar ordem no seu caos, no seu conteúdo espalhado, aproveitando soluções de ECM e de gestão de documentos.
Gestão Documental : Custo ou Recurso?
Todo mundo já sabe que estamos vivendo uma época de grandes avanços tecnológicos e que a informação segue sendo criada e disseminada no mesmo ritmo, contudo o que nem todos têm conhecimento é de que hoje o volume de dados produzidos dobra a cada 2 anos, e que neste mesmo período já temos mais informação do que a humanidade criou ao longo de toda sua história. Isto é impressionante!
Mas e as empresas?
GED = Gestão Eletrônica de Documentos
Hoje em dia no mundo empresarial e até na vida pessoal, é tudo “Agora! Quero já! Para ontem!”. Ou seja, com o crescimento tecnológico veiou a necessidade de rapidez na recuperação e disponibilização das informações. Para as empresas, de qualquer tamanho e segmento, isto torna evidente a falta de organização no armazenamento das informações e dos documentos e acaba impactando de forma negativa nos serviços prestados aos clientes, gerando uma imagem ruim da organização.
Solução de captura e gestão de documentos de RH
Existem vários desafios a serem superados pelos profissionais da área de RH/DP, no que tange a gestão das informações e dos documentos sejam eles do dia a dia, como também os chamados documentos do legado. A importância da boa gestão das informações oriundas destes documentos muitas vezes passa despercebida para os demais funcionários que não estão envolvidos diretamente nessa rotina.
O desafio dos profissionais de RH é gerenciar os documentos gerados mensalmente e principalmente os documentos chamados “Documentos do Legado”.
A Revista Information Management criou um mapa conceitual que ilustra a categorização dos elementos envolvidos no contexto do mercado de gestão de documentos e conteúdos.
