Documento Perdido
O que fazer quando se acumulam tantos documentos que o espaço não é mais suficiente? Quando perdemos prazos? Quando não localizamos aquela fatura paga? Quando somos multados pela falta de comprovação de quitação de débito? Quando a roda é inventada diariamente, já que não temos histórico das decisões e ações da empresa?
A resposta é realizar a organização! Mas e se não temos espaço nem pessoal para isso?
A guarda externa de documentos pode ser a saída 🙂
Gestão Documental
Como já vimos no ultimo Post, a gestão de documentos é um processo essencial ao bom desempenho de uma empresa e um reflexo de sua organização interna. A existência de grandes volumes de informação potencia a perda de documentos, aumenta a dificuldade em acessar rapidamente à informação e à sua localização física e dificulta o controle dos fluxos de informação.
Considerando o Dicionário de Terminologia Arquivística do Conselho Nacional de Arquivos – Conarq, gestão documental é o “conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação e avaliação dos documentos.”
Gestão Documental : QUE BICHO É ESTE?
Aconteceu comigo uma situação interessante, sendo profissional da área da informação e documentos, o conceito de Gestão Documental para mim sempre esteve bastante explícito; acabando por acreditar que todos saberiam do que se trata (deformação profissional) para minha grande surpresa em muitos contatos no Linkedin fui questionada sobre o que seria isto. Sempre achei que o título era autoexplicativo (Gestão Documental = gestão de documentos), contudo me dei conta de que hoje em dia temos inúmeras disciplinas e profissões com denominações que não dizem ou fazem menção ao objeto de trabalho, haja vista a Engenharia Social e a Gamificação! O tempo em que Medicina, Engenharia e Direito eram as únicas opções já vai longe!
OCR
Imagine que você quer digitalizar um artigo de revista ou um contrato impresso. Você pode passar horas digitando tudo de novo e corrigindo os erros – ou você pode usar o Software OCR. O que é OCR? OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres) é uma tecnologia que permite converter diferentes tipos de documentos, arquivos PDF ou imagens capturadas por uma câmera digital em dados editáveis e pesquisáveis. Nós gostaríamos de levá-lo aos bastidores do desenvolvimento e compartilhar algumas informações sobre esta tecnologia.
A precisão dos resultados de OCR é normalmente medida em um nível de caracteres.
Por exemplo, 99% de precisão significa que 1 caractere de 100 (ou 10 em cada 1000) é reconhecido como “incerto”; 99,9% de precisão significa que 1 caractere de 1000 é reconhecido como “incerto”. Um “incerto” pode ser reconhecido como um caractere correto ou não, de modo que o julgamento final poderá ser feito apenas pelo usuário.
Semana retrasada fiz um post sobre o que é o GED (para quem não leu, aqui está). Agora se trata de ECM. Vamos lá!
ECM
Primeiro é preciso entender que o ECM é uma sigla (Enterprise Content Management) que foi criada em 2000 pela AIIM (Association for Information and Image Management), uma organização americana. Para nós da Sesin Brasil o ECM pode se definir como um conjunto de estratégias, métodos e ferramentas para capturar, armazenar, gerir, preservar e disponibilizar conteúdo corporativo ou INFORMAÇÃO, palavra muito usada hoje.
Muitas organizações estão optando por criar ordem no seu caos, no seu conteúdo espalhado, aproveitando soluções de ECM e de gestão de documentos.
Gestão Documental : Custo ou Recurso?
Todo mundo já sabe que estamos vivendo uma época de grandes avanços tecnológicos e que a informação segue sendo criada e disseminada no mesmo ritmo, contudo o que nem todos têm conhecimento é de que hoje o volume de dados produzidos dobra a cada 2 anos, e que neste mesmo período já temos mais informação do que a humanidade criou ao longo de toda sua história. Isto é impressionante!
Mas e as empresas?
GED = Gestão Eletrônica de Documentos
Hoje em dia no mundo empresarial e até na vida pessoal, é tudo “Agora! Quero já! Para ontem!”. Ou seja, com o crescimento tecnológico veiou a necessidade de rapidez na recuperação e disponibilização das informações. Para as empresas, de qualquer tamanho e segmento, isto torna evidente a falta de organização no armazenamento das informações e dos documentos e acaba impactando de forma negativa nos serviços prestados aos clientes, gerando uma imagem ruim da organização.
Solução de automação de checklists
Em vários processos como solicitações de crédito, inscrição a uma escola, universidade ou academia, compra ou aluguel de apartamento, corretagem de câmbio, abertura de conta, contratação de funcionário, envio de folhas de ponto, são solicitados vários documentos que vão passar num processo de aprovação, geralmente sob a forma de checklist de documentos
Em geral, enviamos os documentos por e-mail ou devemos ir presencialmente no órgão solicitador para apresentar os originais ou cópias autenticadas. O órgão em geral faz uma cópia do documento e arquiva os documentos numa pasta. Manualmente, ele vai entrar num sistema os dados do solicitante e os documentos presentes.
Este processo, por ser uma digitação manual, significa um atendimento demorado e um risco de erro grande.
Agora, imagine o seguinte cenário:
5 dicas para melhorar a produtividade nos negócios
Existem várias maneiras para melhorar a produtividade nos negócios, poderíamos ficar horas descrevendo cada uma delas, mas vamos apresentar 5 dicas que podem ajudar a melhorar e superar não só a produtividade mas também os desafios.
A falta de eficiência, racionalidade, agilidade e organização são é um dos maiores problemas das empresas. Essas deficiências podem ser fatais para o negócio e devem ser tratadas com todo cuidado.
Seguem algumas dicas:
Um serviço mal feito é certeza de retrabalho, sinônimo de prejuízo financeiro e de tempo da sua equipe jogado fora. Muitas vezes, investir em ferramentas mais eficientes, por vezes mais caras, é a melhor maneira de economizar no longo prazo.
