O que é ECM ? Para que serve ?

Semana retrasada fiz um post sobre o que é o GED (para quem não leu, aqui está). Agora se trata de ECM. Vamos lá!

ECM

Primeiro é preciso entender que o ECM é uma sigla (Enterprise Content Management) que foi criada em 2000 pela AIIM (Association for Information and Image Management), uma organização americana. Para nós da Sesin Brasil o ECM pode se definir como um conjunto de estratégias, métodos e ferramentas para capturar, armazenar, gerir, preservar e disponibilizar conteúdo corporativo ou INFORMAÇÃO, palavra muito usada hoje.

Muitas organizações estão optando por criar ordem no seu caos, no seu conteúdo espalhado, aproveitando soluções de ECM e de gestão de documentos. Uma solução ECM eficaz irá com certeza reduzir o tempo de pesquisa, o custo de armazenamento e outros problemas ligados ao processo de criação e a vida da informação nas empresas.

Não é incomum para os documentos de uma organização e conteúdo serem espalhados no desktop ou no HD do laptop, em e-mail ou até em um servidor central. Como resultado, os funcionários podem perder muito tempo à procura de documentos e dados críticos Caso não consiga encontrar a informação a tempo, precisa dedicar esforço para recriação do original…

Sem uma estratégia eficaz e um sistema para gerenciar os ativos, as empresas enfrentam ineficiências operacionais significativas. Saber dizer onde está o documento na sua versão mais atual é o sonho de toda empresa. Ao simplificar e otimizar a capacidade de pesquisar, recuperar, processar informações de qualquer lugar, as soluções de ECM podem melhorar a colaboração dos funcionários, acelerar as tomadas de decisões, ao mesmo tempo produzir melhores decisões, e muito mais.

Se é tão bom porque todas as empresas não tem ECM ?

É que Gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) tem uma reputação de ser excessivamente complexa. ECM é uma típica tecnologia necessária ao negócio, cuja funcionalidade tem aumentado ao longo dos anos, mas nunca foi uma tecnologia fácil de se usar. Um sistema de ECM excessivamente complicado, fará com que a equipe ou a empresa se recuse a usá-lo. O que eles vão fazer é dar um jeito ou seja, criar sistemas e processos para gerenciamento de conteúdo fora do sistema. Um estudo recente realizado pela AIIM confirma isso; ele afirma que, “61% de todos os entrevistados relataram que metade de todo o conteúdo é gerenciado fora do ECM.”.

Essencialmente empresas consistem de três elementos: pessoas, processos e tecnologia. O mais importante é o primeiro : Pessoas. É só quando vemos o “problema com ECM” através destas lentes que o problema da complexidade ECM e usabilidade pode realmente ser abordados.

Simplicidade, facilidade de uso e robustez

Usabilidade é a área que é mais frequentemente negligenciados pelas organizações. Muito tempo e esforço é gasto a preparar para o resultado final ECM, mas a única coisa que é discutido no início do projeto-é a tecnologia. A fim de alinhar ECM com as atividades e funções dos usuários, eles devem estar envolvidos no processo de planejamento desde o início. Aqui na Sesin Brasil, durante um projeto realizamos reuniões semanais com o cliente e disponibilizamos a solução com as evoluções bem antes da entrega final utilizando a metodologia SCRUM. Isso permite uma flexibilidade maior no desenvolvimento e ficamos alinhados com o cliente e seus futuros usuários. Tudo é mais fácil mais amigável, uma vez que entendemos o usuário.

A integração ECM complataformas e aplicações existentes é fundamental e ajuda a aliviar essa complexidade, permitindo aos usuários acessar a versão mais atual e precisa de um documento de qualquer sistema. Alguns sistemas ECM são integrados com ERPs e CRMs porque a integração ajuda os usuários a contextualizar as relações entre objetos de dados. Quando as integrações são implementadas, aproveitando metadados para criar relacionamentos entre os objetos de informação em todos os sistemas de negócios, os usuários podem aproveitar os dados de CRM estruturados em modelos de documentos e ver como os clientes e projetos estão ligados a documentação.

A pessoa é uma descrição exata do usuário e o que ele ou ela deseja realizar. Sistemas ECM modernos permitem que as organizações tenham acesso facil, segurança e fluxos de trabalho de acordo com estas pessoas.

Parte do nosso trabalho aqui é entender o dia dia da pessoa para poder entender quais são os passos que poderíamos automatizar.

Agora que sabem o que é o GED e o ECM podem dizer a diferença ? Se não então aguarda o nosso próximo post que tratará desse assunto.

A Sesin Brasil junto com seus parceiros oferece uma gestão documental completa para pequenas, médias e grandes empresas através das suas soluções de GED/ECM. Você gostaria de saber mais a respeito ? Acesse este link, cadastre-se e iremos lhe apresentar a Sesin Brasil e a solução ao vivo.

Pense nisto!