Documento Perdido
O que fazer quando se acumulam tantos documentos que o espaço não é mais suficiente? Quando perdemos prazos? Quando não localizamos aquela fatura paga? Quando somos multados pela falta de comprovação de quitação de débito? Quando a roda é inventada diariamente, já que não temos histórico das decisões e ações da empresa?
A resposta é realizar a organização! Mas e se não temos espaço nem pessoal para isso?
A guarda externa de documentos pode ser a saída 🙂
Guarda Documental
Uma das formas mais econômicas e eficientes de armazenar grandes quantidades de documentos é utilizando o serviço de empresas de guarda externa. Que nada mais é do que passar para outra empresa a custódia de seus documentos.
A modalidade mais simples e barata de todas é a locação de espaço, onde é feita a armazenagem dos documentos, contudo como estes espaços são utilizados por empresas de diversos segmentos os documentos podem estar armazenados no mesmo galpão que todo tipo de bem, desde papel até vestuário e eletrônicos, cabe avaliar se o risco de contaminação e de segurança é adequado.
Depois disto temos a guarda em empresas que trabalham somente com documentos, seja em papel ou mídia eletrônica ou magnética. Estas empresas possuem locais apropriados e projetados para esta finalidade, diferente da locação de espaço, aqui é feito o controle das caixas armazenadas garantindo segurança e controle muito maior para os clientes.
Na opção de controle de conteúdo, é oferecida a gestão do conteúdo das caixas de documentos, podendo ser realizada a organização, higienização, digitalização e logística.
Existe ainda a opção que está sendo muito procurada de formalização de contratos documentais, que utiliza o BPO (Business Process Outsourcing) para terceirizar processos e liberar as empresas para manterem o foco em suas atividades.
Este serviço é a sofisticação do processo de conferência cadastral através de ferramentas informatizadas e de digitalização, onde todo o passo a passo da formalização é monitorado e acompanhado repassando todas as fazes para uma plataforma digital e por fim o armazenamento físico dos documentos, este serviço prevê o controle rígido de segurança tanto físico quanto eletrônico dos dados.
Solução de GED/ECM
Muito importante quando se pensa em utilizar um serviço de guarda externa é avaliar o custo benefício que pode trazer para a organização, nossa legislação ainda prevê a retenção de documentos físicos por períodos determinados variando grandemente, isto leva ao acúmulo de documentos que são armazenados em arquivos das mais diversas formas.
Há que se avaliar o custo de se manter um arquivo internamente, não só do espaço ocupado, mas também com a segurança, o manuseio e a agilidade na recuperação das informações necessárias. Quantas multas trabalhistas já não foram pagas pelo extravio de documentos de pessoal?
É sabido que Gestão Documental é muito mais do que o armazenamento de documentos, contudo esta é uma opção bastante prática e econômica de resolver um dos grandes problemas para as empresas que é a falta de espaço e os valores cada vez mais altos do metro quadrado em grandes cidades. Pode ser bem mais barato e fácil do que se imagina!
A Sesin Brasil junto com seus parceiros oferece uma gestão documental completa para pequenas, médias e grandes empresas através das suas soluções de GED/ECM. Você gostaria de saber mais a respeito ? Acesse este link, cadastre-se e iremos lhe apresentar a Sesin Brasil e a solução ao vivo.
Pense nisto!
Suzana Reis
Gerente de Projetos
Gestão Documental
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