Conceito de Documento
- Cadastro de fichas de indexação com campos
- Arquivos anexados à ficha, numa árvore
- Número único de cadastro da ficha
- Código hierárquico (identificador customizado)
- Visualizador web
Captura de Informações
- Client Windows para digitalizações/indexações em lote
- Integrado com o Finereader Engine para OCR
- Compatível com os principais scanners do mercado (pilotos TWAIN e ISIS)
- Importação em batch de arquivos csv ou xml
- Digitalização a partir da interface web documento por documento
- Importação automática ou manual de e-mails
Gestão dos Documentos
- Tipificação dos documentos
- Relação entre documentos a partir de qualquer campo
- Classificação manual ou automática em pastas
- Gestão da confidencialidade: direitos por tipo de atividade (visualização, alteração, validação, impressão, etc.), por tipo de documento, por perfil de usuário, por usuário, por hierarquia, etc
- Gestão de versões (Records Management)
- Integração com Microsoft Office® e Apache OpenOffice™
Armazenamento
- Conversão automática de documentos em PDF/A com conservação do formato original
- As informações (documentos e conteúdos) podem ser armazenadas no ambiente do cliente ou em Cloud, conforme a necessidade do cliente
- Sem restrições de armazenamento: grandes formatos de documentos e grandes volumes sem perda de desempenho
- Permite hierarquia de memória: do HD até CD/DVD
Pesquisas
- Por ficha de indexação
- Avançada (tipo Queries), com vários operadores e relações entre as queries (E, OU, EXCETO)
- Em texto integral: Busca nos anexos e campos definidos como pesquisáveis em texto integral dos tipos de documentos escolhidos. Retorna um resultado do tipo Google
- Por número de documento
- Por código hierárquico (id personalizado)
- Com resolução de variáveis: A pesquisa está cadastrada mas o usuário vai preencher o valor que ele quer pesquisar. Ex: Pesquisa por nome do cliente, o usuário deverá preencher que nome de cliente ele quer pesquisar
- Possibilidade de cadastrar pesquisas usuais e encontra-las na biblioteca de questões e na página de início
- Possibilidade de combinar pesquisas
- Possibilidade de buscar pelo histórico das pesquisas realizadas durante a sessão
- Tratamento das informações por um módulo de estatísticas de tipo BI, personalizado
Workflow
- Nativo
- Definição visual
- Permite criar, relacionar, copiar, colar, pesquisar documentos e informações, e fazer cálculos, sendo muito completo
- Emissão automática de e-mails
- Caixas de tarefas para cada usuário ou perfil que define quais são as tarefas do usuário
- Lançado manualmente ou automaticamente
Outros Utilitários
- Importação/Exportação de vocabulário controlado, vocabulário controlado hierárquico, usuários
- Importação/Exportação dos metadados e documentos
- Assinatura digital
- Trilha de auditoria
- Conversão automática de documentos
- Check-in / Check-out automático
- API de desenvolvimento
Benefícios
- Redução de custos com espaço e tempo de pesquisa
- Compartilhamento da informação
- Divulgação seletiva
- Integridade e qualidade dos dados
- Facilidade e velocidade de implementação
- Projeto Customizado
- Alto Desempenho
