Gestão Documental : Custo ou Recurso?

Todo mundo já sabe que estamos vivendo uma época de grandes avanços tecnológicos e que a informação segue sendo criada e disseminada no mesmo ritmo, contudo o que nem todos têm conhecimento é de que hoje o volume de dados produzidos dobra a cada 2 anos, e que neste mesmo período já temos mais informação do que a humanidade criou ao longo de toda sua história. Isto é impressionante!

Mas e as empresas? Como elas estão lidando com os dados e informações gerados dentro de suas fronteiras? Estes dados e informações estão servindo como fonte para o conhecimento necessário para as tomadas de decisões importantes?

A RESISTÊNCIA DAS EMPRESAS A DIGITALIZAÇÃO

O que podemos ver no cenário atual é que existem várias soluções que oferecem apoio para resolver os problemas de gestão documental, com ferramentas e processos diversos, profissionais,  consultorias, temos empresas de guarda de documentos que além de guardar oferecem soluções diversas, mas o que se percebe é que as empresas têm uma resistência enorme em direcionar recursos para este fim.

Seja por avaliarem que podem internamente resolver a questão, seja por considerar que o dinheiro gasto com gestão documental poderia ser empregado melhor em outra área, seja também por terem tentado buscar uma solução externa e terem falhado na empreitada, o que se percebe é que a resistência existe!

Algumas optam por recolher toda sua documentação e enviar para custódia em outra empresa, sem que tenha sido feita uma organização mínima com identificação, quando tentam recuperar algum documento o trabalho é tanto que acabam perdendo prazos, dinheiro e tempo, e a culpa não é das empresas de guarda que estão cumprindo seu papel em “guardar” os documentos e oferecem recursos para a organização entre outros, mas isto depende do que o cliente quer.

Outras optam inadvertidamente por descartar tudo sem medir quais seriam as consequências legais desta ação, estas perdem tanto dinheiro quanto em imagem.

“Neste sentido temos o caso da Universidade Gama Filho no Rio de Janeiro, onde fiz um MBA e jamais consegui obter o certificado, já que eles simplesmente descartaram tudo, deixando todos a ver navios!”

O VALOR DA GESTÃO DOCUMENTAL É IMENSO

Em seu artigo O Valor da Gestão Documental para as empresas, Rezende e Bethancourt trazem os dados de um estudo recente patrocinado pela Xerox Corporation, em que chegou-se à conclusão de que:

• 90% das organizações não têm controle sobre os valores gastos anualmente sobre a produção de processos/tarefas que envolvem documentos;
• 82% das organizações acreditam que os documentos são essenciais para o sucesso das operações organizacionais;
• 70% dos executivos afirmam que uma Gestão Documental ineficiente, torna a organização mais lenta, e;
• 45% do tempo dos executivos é utilizado com documentos (produção, acesso, recuperação, uso, etc.)

Com isto podemos entender que a maioria das empresas sabem o valor da Gestão Documental, mas mesmo assim pagam para ver o resultado de não se implantar de forma eficiente estes processos. Acredito que o que falte de fato aos tomadores de decisão das empresas é o conhecimento de quais soluções buscar, em meio ao grande volume de opções.

O mundo ideal para qualquer empresa seria possuir seus processos bem mapeados, com controle exato de todos os documentos gerados e que cada documento já nascesse com sua temporalidade (tempo que precisa ser guardado) e destinação em fase ativa e final, com a retenção somente do que realmente tem valor seja em papel ou em meio eletrônico, com economia de espaço, recursos humanos, recursos financeiros e de tempo.

Pense na quantidade de papel consumida na produção de relatórios que poderiam estar em uma ferramenta com armazenamento em nuvem. Pense no tempo gasto na busca por documentos que alguém lembra que existe, mas que ninguém tem pista de onde esteja. Pense em todo o espaço ocupado em salas, mesas, armários, gavetas de papeis inúteis que podem um dia vir a servir “just in case”.

E não pense que a digitalização indiscriminada de todos os documentos resolve tudo isto, já que sem uma indexação (descrição do conteúdo do documento) bem feita continuarão a não ser localizados e pior ainda a digitalização de documentos inúteis dá a falsa sensação de segurança de que se está coberto.

AS EMPRESAS PRECISAM DE TECNOLOGIA PARA SOBREVIVER E CRESCER

A Gestão Documental criteriosa é uma poderosa aliada para qualquer organização seja grande ou pequena, ela pode tomar conta da geração, do fluxo, da retenção, da digitalização ou não e da destinação final destes documentos. O resultado de tudo isto é ter nas mãos o controle do que acontece em suas operações organizacionais, ter a real certeza de que suas informações estão acessíveis, de que não há desperdício de recursos (inclusive ambientais) e de que a segurança de suas informações se torna muito mais fácil quando se sabe quais informações são estas.

A Sesin Brasil junto com seus parceiros oferece uma gestão documental completa para pequenas, médias e grandes empresas através das suas soluções de GED/ECM. Você gostaria de saber mais a respeito ? Acesse este link, cadastre-se e iremos lhe apresentar a Sesin Brasil e a solução ao vivo.

Pense nisto!

Suzana Reis
Gerente de Projetos
Gestão Documental
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