5 dicas para melhorar a produtividade nos negócios
Existem várias maneiras para melhorar a produtividade nos negócios, poderíamos ficar horas descrevendo cada uma delas, mas vamos apresentar 5 dicas que podem ajudar a melhorar e superar não só a produtividade mas também os desafios.
A falta de eficiência, racionalidade, agilidade e organização são é um dos maiores problemas das empresas. Essas deficiências podem ser fatais para o negócio e devem ser tratadas com todo cuidado.
Seguem algumas dicas:
1. Invista nas ferramentas certas
Um serviço mal feito é certeza de retrabalho, sinônimo de prejuízo financeiro e de tempo da sua equipe jogado fora. Muitas vezes, investir em ferramentas mais eficientes, por vezes mais caras, é a melhor maneira de economizar no longo prazo.
O Excel é o ERP mais comum nas empresas. Ele é muito bom, mas também tem seus defeitos, não gera alertas, não tem histórico, pouca formatação de máscara para dados, pode travar e existem problemas de sincronização e acessos simultâneos quando a planilha está compartilhada.
Quando a planilha é uma lista de informações, significa que pode ser estruturada. Podemos agregar num sistema desenvolvido pela SESIN: Fluxos de validação, de cobrança, alertas de prazo, estatísticas, histórico, relação entre documentos e planilhas, acesso direto ao arquivo, envio de e-mails automático, além de uma busca da informação e do conteúdo muito mais rápido! Tudo isso se baseando na sua planilha atual!
2. Padronize processos
Há muitas maneiras para realizar um trabalho e cada membro de uma equipe também tem seu próprio modo de executar as tarefas. Mas, se você quiser que os processos funcionem de forma adequada na sua empresa, alguns métodos devem ser padronizados para evitar serviço dobrado. Essas padronizações podem ser integradas no sistema de workflow, que permite fluxos de validação, de solicitação, ou qualquer outro processo.
Além de padronização, melhoria de processos é muito importante! Já pensou no tempo que membros da sua empresa estão passando para digitar informação ? Que seja de um e-mail para uma planilha, de um pdf para uma planilha ou sistema, de um arquivo em papel, são muitas digitações ou “Copiar e Colar” por falta de relação entre processos e ferramentas. Temos soluções de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) que permitem extrair a informação das imagens, dos documentos pdf ou em papel, já para uma planilha ou um sistema! Conseguimos identificar de que tipo de documento se trata e quais informações queremos extrair nele, de maneira inteligente! Também temos soluções de importação de planilhas Excel ou integrações com outros sistemas para recuperar a informação da qual precisamos ou enviar informações e documentos para outros sistemas. Entre em contato conosco para conhecer estas possibilidades!
3. Aja para agilizar o trabalho dos colegas
O acúmulo de trabalho pode facilmente fazer um funcionário distrair-se em meio a tantas informações para gerenciar. Pense sempre em priorizar tarefas que vão abrir possibilidade de trabalho para outros colegas. Por exemplo, se você sabe que a resposta de um e-mail dará informações necessárias para que outros três colegas exerçam suas funções, essa sempre será prioridade. Mecanismos de caixas de tarefas e alertas de prazo podem lhe ajudar, com cores diferentes dependendo da prioridade.
4. Estimule a autonomia
Quando é necessário mais de um funcionário para resolver um problema simples, é sinal de que algum processo está emperrando a eficiência. O gestor deve dar a todos na equipe as informações e parâmetros necessários para resolver questões. Cada funcionário precisa ter confiança para conseguir raciocinar quando os problemas surgem e não deve ter medo de punições.
5. É preciso vestir a camisa
É necessário que cada membro de uma equipe, independentemente do cargo na hierarquia funcional, se preocupe em ajudar o cliente de forma especial, única. Quando um novo funcionário se juntar ao time, ele precisa captar esse sentimento de unidade: quando um cliente enfrenta um problema, esse problema é de todos. E quando a empresa avança, todos avançam também.
Este artigo se baseia numa publicação do site ZH Empregos, a qual foi completada pela SESIN para se adequar aos processos de gestão da informação. O artigo do site ZH Empregos é um resumo de um artigo em Inglês parecido no The Build Network
