Solução de captura e gestão de documentos de RH
Existem vários desafios a serem superados pelos profissionais da área de RH/DP, no que tange a gestão das informações e dos documentos sejam eles do dia a dia, como também os chamados documentos do legado. A importância da boa gestão das informações oriundas destes documentos muitas vezes passa despercebida para os demais funcionários que não estão envolvidos diretamente nessa rotina.
O desafio dos profissionais de RH é gerenciar os documentos gerados mensalmente e principalmente os documentos chamados “Documentos do Legado”.
O impacto da má gestão desses documentos pode trazer consequências desastrosas paras as empresas, como por exemplo multas astronômicas, ações trabalhistas e em casos extremos até o comprometimento financeiro para a empresa como um todo.
Alguns dos problemas mais comuns nos departamentos de RH/DP em relação a documentação são:
- Perda e extravios de documentos
- Retrabalho para documentos perdidos
- Multas por falta de documentação
- Multas por documentos vencidos
- Perda de prazos
- Dificuldade de gestão dos documentos físicos
- Dificuldade e tempo de indexação de documentos
JUSTIFICATIVAS
A maioria das empresas tem inúmeras justificativas quando perguntadas porque não adotam uma solução de GED/ECM (Gestão de documentos – Gestão da informação) no seu departamento de RH/DP, e para a maioria delas a primeira justificativa é o CUSTO, esquecendo que na realidade isso não é um CUSTO e sim uma RESOLUÇÃO DE PROBLEMAS.
A melhor opção para diminuir e na maioria dos casos eliminar esses problemas é a adoção de uma solução de GED e ECM, mas não se engane achando que essas soluções por si só irão curar todas as dores causadas pelos processos atuais (ou a falta de processos) de gestão dos documentos de RH/DP.
Para que isso ocorra, a solução deve vir acompanhada de um bom planejamento e organização, com o apoio da diretoria da empresa.
Uma simples solução de digitalização e guarda num repositório pouco flexível tem um retorno muito baixo, não permitindo o tratamento dos documentos, a inserção em processos de várias áreas ao mesmo tempo, etc.
Nossa solução permite também reduzir de maneira espetacular o tempo de digitalização e indexação, graças às mais avançadas tecnologias de reconhecimento de caracteres (OCR). Assim, o usuário pode colocar o prontuário inteiro do funcionário num scanner e nossa solução irá identificar os documentos, extrair os dados importantes e colocar na pasta do funcionário.
Para ter mais detalhes técnicos sobre nossa solução, entre em Apresentação da solução de captura e gestão de documentos de RH
QUEBRANDO PARADIGMAS
Na Sesin Brasil, nossas soluções são adequadas e customizadas para cada cliente, porque sabemos que cada cliente tem sua particularidade mesmo sendo do mesmo segmento.
Nossas soluções são desenvolvidas em conjunto com todos os atores envolvidos, o que garante uma sinergia entre nossa solução e os usuários tanto do departamento de RH/DP, como os demais envolvidos como jurídico, fiscal, contábil entre outros.
OS BENEFÍCIOS PARA AS EMPRESAS
Poderíamos apresentar inúmeros benefícios em se adotar a solução de GED e ECM da Sesin Brasil para o departamento de RH/DP, mas vamos alavancar apenas alguns.
A solução Poseidon desenvolvida pela Sesin Brasil pode garantir a redução dos gastos crescentes com a guarda e manipulação de documentos, redução de custos com a guarda externa, eliminação de copias desnecessárias, redução com impressão e papel, redução de custos com espaço físico (Cedoc, Arquivos etc.), redução com ações trabalhistas, redução com multas por falta de documentos, agilidade da localização dos documentos, todos os documentos num único repositório, gestão eletrônica das pastas e dos documentos, eliminando-se os suportes físicos dos documentos, beneficiando todos os departamentos das empresas, em especial RH/DP e Jurídico.
Para mais informações sobre a solução de captura e gestão de documentos de RH, clique aqui Apresentação da solução de captura e gestão de documentos de RH
AMBITO LEGAL
A lei prevê a possibilidade de expurgo dos documentos “LEGADOS” preservando o valor jurídico dos documentos. Caso tenham interesse em conhecer esta possibilidade, entre na página seguinte:
